Foreningens persondatapolitik

Privatlivspolitik

Grundejerforeningen Pileurtvej/Salvievej 

Februar 2024

Grundejerforeningens dataansvar

Grundejerforeningen Pileurtvej/Salvievej, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling. 

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål. 

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige 

Grundejerforeningen Pileurtvej/Salvievej er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, hvis du f.eks. har spørgsmål. 

Foreningen behandler følgende personoplysninger: 

• Almindelige personoplysninger på medlemmer: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og mailadresse. 
  • Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område. 
  • Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, hvis du ikke bor på foreningsadressen. 

Her indsamler foreningen oplysninger fra 

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne. 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

• Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger. 
  • At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen. 
  • Behandling, der måtte følge af lovkrav. 
  • Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.
• Formål med behandling af medlemsoplysninger: 
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat. 
  • Som led i foreningens aktiviteter. 
  • Administration af din relation til foreningen. 

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter, jf. vedtægterne mv., herunder i forhold til generalforsamling. 
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retsligt inkasso. 
• Videregivelse af almindelige personoplysninger til Parcelhusejernes Landsforening i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med foreningens medlemskab heraf, jf. databehandleraftale med Parcelhusejernes Landsforening. 
• Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen - Se afsnit nedenfor om opbevaring og sletning af dine personoplysninger. 

Samtykke

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab. 

Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig: 

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (dvs. udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende  dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan altid indgive en klage til databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden. 

Ved ændringer vil tidspunktet øverst i privatlivspolitikken blive ændret. 

Ved væsentlige ændringer vil du modtage besked herom. 

Revisionshistorik

Bilaget er udarbejdet af Grundejerforeningen Pileurtvej/Salvievej, 1. udgave, februar 2024